Newsletter einrichten

AGB für MESWork Newsletter

MESWork Newsletter ist ein mandantenfähiges Werkzeug für den Versand, die Dokumentation und die Verwaltung von Newsletter-Kommunikation. Der Kunde ist für die Rechtmäßigkeit seiner Empfängerlisten, Inhalte und Versandaufträge verantwortlich.

Der produktive Versand setzt ein eingerichtetes Versandkonto, eine bestätigte Domain oder einen freigegebenen MESWork-Versandweg sowie die Einhaltung der vereinbarten Paketgrenzen voraus. Testkonten können funktional eingeschränkt sein.

Preise, Laufzeit, Zahlungsweise, Kündigung und enthaltene Leistungen werden im Bestellschritt ausgewiesen. Bei kostenpflichtigen Paketen erfolgt die Aktivierung erst nach verbindlicher Bestellung beziehungsweise Zahlung oder Rechnungsfreigabe.

Newsletter-Regeln und zulässige Nutzung

Zulässig ist der Versand an Empfänger, für die eine nachvollziehbare Rechtsgrundlage besteht: aktive Einwilligung, bestehende Kunden-, Mitglieder-, Vereins- oder Geschäftsbeziehung, notwendige interne Information oder eine rechtlich begründete Pflichtkommunikation.

Beim Import muss der Kunde bestätigen können, warum diese Personen kontaktiert werden dürfen. Bei unklarer Grundlage ist die Einladeoption zu verwenden: Die Person wird um Zustimmung gebeten und kann ablehnen, ohne danach weiter beworben zu werden.

Nicht zulässig sind gekaufte, gemietete, gescrapte oder fremde Listen ohne belastbare Rechtsgrundlage, verschleierte Absender, irreführende Betreffzeilen, fehlende Abmeldemöglichkeit, das Umgehen von Sperren oder Abmeldungen sowie Inhalte, die rechtswidrig, belästigend, diskriminierend, betrügerisch oder sicherheitsgefährdend sind.

Jeder Newsletter benötigt eine erkennbare verantwortliche Organisation, korrekte Kontakt- und Impressumsangaben, passende Datenschutzinformationen und eine funktionierende Abmeldung beziehungsweise Profilverwaltung.

Auftragsverarbeitung

Beim Newsletterbetrieb verarbeitet MESWork personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden, insbesondere E-Mail-Adressen, Namen, Sprach- und Zustellpräferenzen, Einwilligungen, Abmeldungen, Versandstatus und Protokolldaten.

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur Bereitstellung des Newsletter-Dienstes, zur Zustellung, zur Dokumentation rechtlicher Nachweise, zur Missbrauchsvermeidung und zur technischen Fehleranalyse. Der Kunde bleibt Verantwortlicher für Inhalt, Rechtsgrundlage und Empfängerauswahl.

Produktiv genutzte Mandanten benötigen eine bestätigte Auftragsverarbeitungsvereinbarung inklusive Angaben zu Zweck, Datenarten, Betroffenengruppen, technischen und organisatorischen Maßnahmen sowie etwaigen Unterauftragsverarbeitern.

Datenschutzinformation

Empfänger erhalten Informationen darüber, wer für den Newsletter verantwortlich ist, zu welchem Zweck Daten verarbeitet werden, welche Datenkategorien gespeichert werden und wie lange Nachweise aufbewahrt werden.

Das System unterstützt Auskunft, Berichtigung, Abmeldung, dauerhafte Sperre und die Dokumentation von Datenschutzanfragen. Eine Antwort kann auch bestätigen, dass zu einer Adresse keine Newsletterdaten vorhanden sind, abgesehen von der dokumentierten Anfrage selbst.

Abmeldungen und Sperren werden so gespeichert, dass künftige versehentliche Kontakte verhindert werden können, ohne unnötige Inhalts- oder Profildaten vorzuhalten.

Empfängerimport und Einladung

Beim Import bestätigt der Kunde, dass die Empfänger rechtmäßig kontaktiert werden dürfen. Optional können Quelle, Einwilligungsdatum, Rechtsgrundlage und Verantwortlicher dokumentiert werden. Ohne belastbare Grundlage soll kein Direktimport als aktive Newsletteranmeldung erfolgen.

Alternativ kann eine Einladeoption genutzt werden: Die angeschriebene Person erhält den Hinweis, wer sie eingeladen hat und warum eine bestehende geschäftliche, vereinsbezogene oder sonstige Beziehung angenommen wird. Sie kann zustimmen oder ablehnen.

Bei Ablehnung erfolgt kein Newsletterabo. Die Ablehnung wird nur soweit gespeichert, wie es zur Dokumentation und zur künftigen Unterdrückung weiterer Einladungen erforderlich ist. Bereits abgemeldete oder dauerhaft gesperrte Adressen dürfen nicht erneut importiert werden, außer es liegt eine neue, dokumentierte Rechtsgrundlage vor.